Bản Chất Của Việc Lập Kế Hoạch

Những vấn đề cốt yếu của quản lý

(Harold Koontz - Cyril Odonnell - Heinz Weihrich)

Bản Chất Của Việc Lập Kế Hoạch

 

“Chúng ta có thể làm sáng tỏ cốt lõi của công việc lập kế hoạch bằng cách xem xét  bốn khía cạnh chủ yếu của nó: sự đóng góp của nó đối với mục đích và các mục tiêu, sự ưu tiên cho nó trong số các nhiệm vụ của người quản lý, tính phổ biến của nó, và tính hiệu quả của các kế hoạch.”

 

• Sự đóng góp của việc lập kế hoạch vào việc thực hiện mục đích và các mục tiêu.

Mục đích của tất cả các kế hoạch và những kế hoạch phụ trợ cho nó là nhằm hoàn thành những mục đích và mục tiêu của cơ sở. Nguyên lý nầy xuất phát từ bản chất của một cơ sở có tổ chức, mà nó tồn tại để thực hiện mục đích chung thông qua sự hợp tác có cân nhắc kỹ càng.

• Sự ưu tiên cho vệc lập kế hoạch.

Do những hoạt động quản lý về mặt tổ chức, biên chế, lãnh đạo và kiểm tra được thiết lập để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch hoàn thành các mục tiêu của cơ sở, cho nên về mặt logic, việc lập kế hoạch sẽ đi trước việc thực hiện toàn bộ các chức năng quản lý khác. Mặc dầu trong thực tế mọi chức năng liên hệ mật thiết với tư cách là một hệ  thống hành động, nhưng việc lập kế hoạch là công việc duy nhất có liên quan tới việc thiết lập các mục tiêu cần thiết cho sự phấn đấu của cả tập thể. Ngoài ra một người quản lý cần phải lập kế hoạch để biết loại quan hệ tổ chức nào, và chất lượng nhân viên nào là cần thiết, các chi nhánh cần phải được chỉ đạo theo đường lối nào, và cần phải áp dụng phương pháp kiểm tra nào. Tất nhiên, tất cà các chức năng quản lý khác cũng phải được lập kế hoạch nếu muốn chúng có hiệu quả.

            Lập kế hoạch và kiểm tra là những công việc không thể tách biệt  người anh em kiểu Xiam của quản lý. Một việc làm không có kế hoạch thì không thể kiểm tra được, vì kiểm tra có nghĩa là giữ các hoạt động theo đúng tiến trình bằng cách điều chỉnh các sai lệch so với kế hoạch. Mọi ý định kiểm tra mà không có kế hoạch điều vô nghĩa, bởi vì không có một cách thức nào để người ta có thể nói xem họ có đang đi tới nơi họ muốn hay không (tức là kết quả của nhiệm vụ kiểm tra) nếu như trước hết họ không biết họ muốn đi đâu (một phần trong nhiệm vụ lập kế hoạch). Như vậy các kế hoạch cung cấp cho ta các tiêu chuẩn kiểm tra.

• Tính phổ biến của việc lập kế hoạch.

Lập kế hoạch là một chức năng của tất cả các nhà quản lý, mặc dầu tính chất và phạm vi của việc lập kế hoạch khác nhau đối với  từng cấp quản lý và với loại chính sách và kế hoạch do các cấp cao hơn quy định. Rõ ràng không thể giới hạn các công việc của người quản lý để cho họ có thể thực hiện không cần suy xét, và nếu như họ không có một trách nhiệm nào đó về kế hoạch thì thật sự họ không phải là nhà quản lý nữa.

Nếu ghi nhận tính phổ biến của kế hoạch, chúng ta sẽ dễ dàng hiểu tại sao một số người phân biệt giữa việc làm chính sách (đưa ra các hướng dẫn để ra quyết định) với công việc hành chính, hoặc giữa “người quản lý” với “nhà hành chính”  hay “người quản trị” . Do quyền hạn hoặc vị trí của mình trong tổ chức, nhà quản lý này có thể lập kế hoạch nhiều hơn – hoặc làm kế hoạch quan trọng hơn – nhà quản lý khác, hoặc kế hoạch của nhà quản lý này có thể cơ bản hơn và dễ áp dụng đối với một phần lớn hơn của cơ sở, so với kế hoạch của nhà quản lý khác. Tuy nhiên, tất cả những người quản lý đều phải làm kế hoạch từ chủ tịch công ty tới người quản lý ở cấp thấp nhất. Cho dù là một cá thể kinh doanh hay dịch vụ đến người tổ trưởng sản xuất đều phải lập kế hoạch trong một phạm vi giới hạn và tuân theo những quy tắc và thủ tục chặc chẽ. Thật thú vị là khi tìm hiểu về sự thỏa mãn trong công việc, thì một yếu tố cơ bản cắt nghĩa cho sự thành công của những người quản lý ở cấp thấp nhất trong một cơ sở là khả năng của họ để làm kế hoạch.     

• Tính hiệu quả của kế hoạch.

Chúng ta đo tính hiệu quả của một kế hoạch bằng sự đóng góp của nó vào mục đích và các mục tiêu của chúng ta, so với các chi phí và các yếu tố khác cần thiết để lập ra và thực hiện kế hoạch. Một kế hoạch có thể tăng cường việc đạt được các mục tiêu, nhưng với chi phí quá cao  không cần thiết. Các kế hoạch là hiệu quả nếu chúng đạt được các mục tiêu đề ra với chi phí hợp lý, khi mà chi phí được đo không phải chỉ bằng thời gian, tiền của hay sản phẩm mà còn bằng mức độ thỏa mãn của  cá nhân hay tập thể.