Bản Chất Của Việc Lập Kế Hoạch(tt)

 Những vấn đề cốt yếu của quản lý

(Harold Koontz - Cyril Odonnell - Heinz Weihrich)

Bản Chất Của Việc Lập Kế Hoạch(tt)

Phối hợp các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn

Tính linh hoạt trong xây dựng kế hoạch

·         Phối hợp các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn

Thông thường các kế hoạch ngắn hạn được xây dựng mà không xét đến các kế hoạch dài hạn. Đó rõ ràng là một sai sót nghiêm trọng. Có thể không nên quá nhấn mạnh về tầm quan trọng của việc phối hợp hai loại kế hoạch này, nhưng kế hoạch ngắn hạn phải có vai trò đóng góp vào sự thành công của kế hoạch dài hạn tương ứng.

 Nhiều lãng phí nảy sinh từ các quyết định theo những tình huống trước mắt mà ta không thể đánh giá được ảnh hưởng của các quyết định này đối với các mục tiêu dài hạn hơn.

Đôi khi các quyết định ngắn hạn đã không đóng góp cho kế hoạch dài hạn mà trên thực tế có thể làm trở ngại, và còn đòi hỏi những thay đổi trong kế hoạch dài hạn.

Những người lãnh đạo chủ chốt nên thường xuyên xem xét và sửa đổi các quyết định ngắn hạn xem chúng có phục vụ các chưong trình dài hạn không, và các quản lý cấp dưới nên được thông báo một cách thường xuyên về kế hoạch dài hạn, sao cho các quyết định của họ phù hợp với các mục tiêu dài hạn của tổ chức. Điều đó dễ dàng hơn nhiều so với việc sửa chữa những mâu thuẩn, đặc biệt là khi các cam kết ngắn hạn có xu thế dẫn tới những cam kết lâu dài hơn trên cùng một vấn đề.  

           

·         Tính linh hoạt trong xây dựng kế hoạch

Trong phần này, chúng ta hãy thử xem xét nguyên tắc cam kết trên cơ sở của mức độ linh hoạt trong xây dựng kế hoạch. Nếu các kế hoạch có thể thay đổi được, để đáp ứng các yêu cầu của tương lai, chưa biết hoặc không thể biết trước được.

Do những bất định trong tương lai và sai lầm có thể có ngay cả trong một phép dự toán thông thái nhất, cho nên tinh thần của việc lập kế hoạch là phải linh hoạt – để có được khả năng thay đổi phương hướng khi những sự kiện không lường trước buộc phải làm như vậy, mà không tốn kém quá dáng.

Xây dựng tính linh hoạt cho các kế hoạch: Nguyên tắc linh hoạt

Nếu có thể xây dựng các kế hoạch càng linh hoạt, thì sự đe dọa thiệt hại gây ra do các sự kiện chưa lường trước được sẽ càng ít; nhưng nên cân nhắc giữa chi phí cho sự linh hoạt với những sự rủi ro nằm trong việc đưa ra những cam kết tương lai.

Đối với nhiều nhà quản lý, tính linh hoạt là nguyên tắc quan trọng nhất khi xây dựng kế hoạch. Khả năng để thay đổi một kế hoạch không gây chi phí quá mức hoặc mâu thuẫn. Nhưng có một thực tế không thay đổi là muốn có tính linh hoạt có thể phải tốn chi phí, kế hoạch kém linh hoạt nhất dường như it tốn kém nhất, nếu các sự kiện về sau chứng tỏ rằng khả năng thay đổi là không cần thiết.

Nhược điểm của tinh linh hoạt: Tính linh hoạt chỉ có thể thực hiện được trong những phạm vi hạn chế

      Thứ nhất là, không phải bao giờ cũng có đủ thời gian xem xét một quyết định để đảm bảo tính đúng đắn của nó.

      Thứ hai là, việc tạo nên tính linh hoạt của các kế hoạch có thể là quá đắt, đến mức lợi ích của nó có thể không tương xứng với chi phí bỏ ra.

      Thứ ba là, hạn chế chủ yếu để tạo ra tính linh hoạt của kế hoạch là có nhiều trường hợp tính linh hoạt hoàn toàn không thể đưa được vào kế hoạch hoặc chỉ có thể đưa vào với những khó khăn lớn đến mức không thể thực hiện được.

Ngày nay, các nhà quản lý trở nên rất tinh tế trong việc lập kế hoạch. Trước đây họ thường cảm thấy các kế hoạch ràng buộc họ vào những chương trình hành động cứng nhắc, còn bây giờ các nhà quản lý hiểu rằng họ quản lý kế hoạch chứ không phải bị kế hoạch quản lý.

(Some reference material to administration by Louistritung)