TẢN MẠN VỀ THÀNH LẬP MỘT TỔ CHỨC

  I/ MỞ ĐẦU

 

Trước tiên ta hãy xem bối cảnh của các tổ chức ngành trên thế giới hiện nay:

 

Tình hình kinh tế toàn cầu thay đổi quá nhanh, kèm theo đó một số ngành phát triển nhanh chóng và một số ngành co cụm (giảm quy mô hoạt động, kể cả nhân sự).

Vì vậy, làn sóng sa thải ở những tổ chức có quy mô lớn thường xảy ra, mục đích điều chỉnh tinh gọn bộ máy.

Nguyên nhân là do bộ máy hoạt động phát triển theo hướng chiến lược lâu dài và một vài lý do đặc biệt khác.  Không còn phù hợp với tình hình kinh tế hiện nay.

 

II/ TỔ CHỨC BỘ MÁY

 

Với ý kiến của riêng tôi:

Không nên tổ chức thành các phòng(ban) riêng biệt. Hoạt động của Tổ chức là phải có sự hiểu biết thông suốt và trao đổi lẫn nhau để công việc chung được thuận lợi.

 Và đặc biệt quan trọng nhất là: Tránh tạo thành nhiều khu vực quyền lực – chia bè phái. Bộ máy nên Tinh – Gọn – Hiệu quả.

 

Chỉ nên có 01 Phòng trực thuộc Giám đốc (không bố trí Phó Giám đốc).

Có thể đặt tên là Phòng Tổng hợp hoặc là một vài tên khác, tùy thuộc tổ chức ngành.

 

Các trưởng Bộ phận điều là thành viên của hội đồng Thường Trực hoạt động dựa theo phương pháp Delphi đồng thời trình kết quả bỏ phiếu quyết định vấn đề lên Giám đốc.

Do đó, tất cả phát sinh điều do Hội đồng thường trực giải quyết trước khi trình lên Giám đốc.

Phòng Tổng hợp gồm các bộ phận:

                1/Bộ phận Hành chính – tổ chức:

Ngoại trừ việc xử lý công việc văn thư và lưu trữ, chấm công lực lượng gián tiếp. Quan trọng là phải thiết kế chương trình đào tạo cho nhân viên và công nhân.

Tiếp nhận nhu cầu nhân sự từ các Bộ phận, trình Hội đồng thường trực chấp thuận và thông báo tuyển dụng.

Riêng Trưởng Bộ phận phải kiêm nhiệm vụ Thư ký của Giám đốc.

               

2/Bộ phận Tài chính – Kế toán:  

Ngoại trừ công việc quản lý phát sinh kế toán, còn phải kết hợp với bộ phận kế hoạch (sản xuất và phân phối) tính giá thành , dự toán kế hoạch tài chính (tháng – quý – năm), lệnh xuất và nhập kho phải có sự xác nhận của trưởng bộ phận kế toán.

               

3/Bộ phận Kế hoạch – Thống kê – Bán hàng:

 

Lập chương trình sản xuất – phân phối dịch vụ theo đơn hàng, lệnh sản xuất hoăc phân phân phối phải kèm theo đơn hàng. Lệnh xuất -  nhập kho, phải đồng thời có chử ký của Bộ phận Kế toán duyệt.

Tổ Thống kê phải theo dõi tất cả dữ liệu phát sinh so sánh với kế hoạch, và phải báo cáo hằng ngày.

 

 

 

CHI TIẾT NHIỆM VỤ CÁC BỘ PHẬN

 

1)      BỘ PHẬN HÀNH CHÁNH – TỔ CHỨC

Ø  Lưu trữ và phát hành văn bản: Khi phát hành văn bản, lưu một bản và gửi mail cho các Trưởng Bộ phận để thông báo.

Ø  Nhận báo cáo chấm công hằng ngày của bộ phận gián tiếp và phân xưởng sản xuất.

Ø  Thực hiện kế hoạch đào tạo nhân viên và công nhân để nâng cấp bậc và tay nghề kỹ thuật. Tổ chức thi tay nghề theo định kỳ để động viên công nhân thăng tiến, nhân viên gián tiếp thì khuyến khích học tập để nâng cao trình độ và có thể ứng tuyển vào vị trí cao hơn khi có nhu cầu.

Ø  Về việc tuyển công nhân và nhân viên: khi hồ sơ đạt yêu cầu, thông báo bộ phận có nhu cầu và hẹn lịch phỏng vấn.

Ø  Thư ký Giám đốc phải theo dõi tất cả Bộ phận tiến độ công việc và báo cáo Giám đốc vào cuối ngày bằng email. Nhận phản hồi và sắp xếp lịch trình công việc đề nghị cho Giám đốc (trước 15 phút ngày làm việc), đồng thời nhắc nhở các Bộ phận không theo kịp tiến độ công việc.

Ø  Tổ Bảo vệ trực thuộc Bộ phận Hành chính, có thể dùng máy chấm công hoặc thẻ điện tử báo cáo hằng ngày về bộ phận trực thuộc.

Ø   

2)      BỘ PHẬN KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH

Ø  Thu chi phải kèm chứng từ gốc rõ ràng và hợp quy tắc

Ø  Giá thành sản phẩm và dịch vụ phải thể hiện đầy đủ chi phí, kể cả khấu hao.

Ø  Kết hợp với các Bộ phận liên quan, tính định mức nguyên vật liệu và chi phí quản lý trên một đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ.

Ø  Trình Giám đốc xét duyệt tỉ lệ khen thưởng trực tiếp cho người lao động, khi tiết kiệm nguyên vật liệu định mức, phần tỉ lệ còn lại phân bổ vào giai đoạn sản xuất, để hạ giá thành sản phẩm.

Ø  Trước khi phân chia lợi nhuận, phải  đảm bảo quỹ trích khấu hao và tích lũy đầy đủ, quỹ đào tạo và quỹ cải tiến – nghiên cứu sản phẩm mới (theo tỷ lệ hợp lý trong mỗi giai đoạn).

Ø  Tổ Kho vận trực thuộc Bộ phận Kế toán (nên ký hợp đồng vận chuyển định kỳ tháng, quý, năm. Không nên thành lập đội vận tải riêng, làm lãng phí tài nguyên).

Ø   

3)      BỘ PHẬN KẾ HOẠCH – THỐNG KÊ – BÁN HÀNG

Ø  Theo dõi việc thực hiện kế hoạch được duyệt, nếu có phát sinh ngoài kế hoạch thì phải đề nghị triệu tập hội đồng thường trực thực hiện sự điều chỉnh, nếu  sự điều chỉnh nhỏ, không ảnh hưởng nhiều đến kế hoạch chính, thì hội đồng quyết định chỉnh sửa, không phải trình Giám đốc.

Ø  Ban (tổ) thu mua nguyên vật liệu phải nhập hàng theo đúng tiêu chuẩn hợp đồng, tránh trường hợp nhân viên nhập hàng nhận hoa hồng làm sai tiêu chuẩn; gây thiệt hại trong sản xuất, hoặc không sử dụng được gây nên tồn kho ảo. Không phán đoán thị trường vội vàng, mua trước NVL khi chưa có hợp đồng sẽ gây thiệt hại khi giá giảm.

Ø  Việc phát triển và cải tiến sản phẩm: Chi phí phải phù hợp với hiệu quả đạt được,  các cuộc hợp phê và tự phê bình của Bộ phận phải có ích lợi cho việc điều hành và nâng cao năng suất hoặc chất lượng của sản phẩm. Vì vậy, chi phí cho những buổi hợp ngoài giờ và tổ nghiên cứu phải do quỹ cải tiến và phát triển sản phẩm chi trả.

Ø  Đội kho vận do một người theo dõi, hợp đồng vận tải phải bám sát kế hoạch, quy trách nhiệm bồi thường rõ ràng nếu vi phạm.

 

 

Những điểm cần lưu ý trước khi hoạt động:

-          Nếu là góp vốn cổ đông thì phải phân định rõ phần vốn cố định và vốn lưu động cùng với thời hạn nếu cần rút vốn.

-          Hình thành quỹ tích lũy và sửa chửa thường xuyên (nếu có TSCĐ), quỹ cải tiến và phát triển sản phẩm, quỹ khen thưởng động viên tức thời, quỹ dự phòng nợ khó đòi (có thể từ 5% trở lên).

-          Giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ phải tính đầy đủ yếu tố cấu thành. Khấu hao hằng năm phải giảm theo tỷ lệ đã thu hồi.

-          Lợi nhuận phân phối tùy theo tính chất của tổ chức ngành, ưu tiên trích quỹ ở phần lưu ý (gạch đầu dòng thứ hai).